1 范围
1.1 本标准规定了以软磁盘作为载体交换民国档案机读目录数据时所使用的格式。
1.2 本标准规定的民国档案机读目录数据文件的组织方式是以txt为扩展名的文本文件或者以dbf为扩展名的数据库文件。
1.3 本标准适用于全国民国档案目录中心机读目录信息交换。

2 定义
本标准采用下列定义。
2.1 档案目录
按照一定的秩序编排而成的条目组合，是档案管理、检索和报道的工具。
2.2 机读目录
将档案目录依照一定的格式输人计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 数据
对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.4 记录
完整描述一件事物的相关数据处理单元
2.5 字段
记录中可标识的特定范围数据。

3 记录格式
3.1 记录由一组按一定格式写入的物理记录序列构成。
一条记录由记录头标、若干字段和记录尾标组成。其结构为

图 1 记录结构

记录头标 标识记录开始的信息

其取值为“ \\ ” ( 两位反斜杠字符 )

记录尾标 标识记录结束的信息

其取值为“ // ” ( 两位斜杠字符 )

3 . 2 字段结构

图 2 字段结构

字段名 标识该字段数据区所属的字段

其取值为汉字

分隔符 分隔该字段的字段名与数据区内容

取值为“ : ”（冒号字符 )

数据区 字段的实际内容

取值为汉字、字母、数字等

字段结束符 指示该字段数据区结束

取值为“ \ ” ( 反斜杠字符 )

3 . 3 文件结构

若干条记录组成一个文件，文件的结构为

图 3 文件结构

4 文本文件格式和数据库结构

5 举例

某档案目录其著录工作单位如下：

档案馆名称：中国第二历史档案馆

在以 . txt 为扩展名的文本文件申，表示为 :

\\ 不分类号 :J271-32 J271-91\ 馆代码 :432001\ 全宗号 :1\ 目录号 :\ 案卷

号 :27\ 宗号 :\ 页号 :\ 缩微号 :16J0962\ 政权标识 :\ 控制符 :\ 题名 : 建立档案总库

筹设国史馆提议 \ 责任者 : 张继 吴敬恒 邹鲁 \ 文本 :\ 语种 :\ 起始时间 :19390100\

终止时间 :\ 主题词 : 机构设置 提案 国史 张继 吴敬恒 邹鲁

附注 ://

或者表示为 ( 舍去目录中的空白项 )

\\ 分类号 :J271-32J271-91\ 馆代码 :432001\ 全宗号 :1\ 案卷号 :27\ 缩微

号 :16J0962\ 题名 : 建立档案总库筹设国史馆提议 \ 责任者 : 张继 吴敬恒 邹鲁 \

起始时间 :19390100\ 主题词 : 机构设置 提案 国史 张继 吴敬恒 邹鲁 //

在以  dbf 为扩展名的数据库文件中，表示为 :

FLH J271-32 J271-91

GDM 43001

QZH l

MLH

AJH 27

ZH

YH

SWH l6J0962

ZBS

KZF

TM 建立档案总库筹设国史馆提议

ZRZ 张继 吴敬恒 邹鲁

WB

YZ

WQS 19390100

WZS

ZTC 机构设置 提案 国史 张继 吴敬恒 邹鲁

FZ