加强工程设计档案的补充收集
中水珠江规划勘测设计有限公司 陈建华

　　在许多行业和地方建设行政主管部门对工程勘测设计进行质量大检查时发现。有些应该归档的文件材料没有归档。这种现象在工程设计单位屡有发生，并且多是一些查考价值较大的设计基础文件、计算文件以及设计修改文件没有归档或没有全部归档。

1、分析原因
　　 分析归档材料不完整的原因，发现是由于目前工程设计市场竞争激烈，设计单位竞争到某一建设项目的设计任务之后，往往为了赶工期，项目洽谈人员立即向建设单位索取设计基础资料，索取回来的文件材料往往不经过文书工作运转渠道，直接交给专业设计人员。结果是设计任务已经完成，设计基础文件还没有归档。在施工图设计阶段，凡涉及非标准设备、压力容器、土建结构和构件等可能引起安全事故的设计，设计人员都要反复进行计算，计算的结果是设计的依据。然而，计算结果出来以后，设计人员忙于赶设计进度，往往把计算过程中的材料计算书和结构计算书等计算文件搁置起来，使归档材料不完整。由于目前我国的科技文件更改制度不规范，加上一些设计单位科技管理制度不严密，或者有制度而执行不力，导致设计修改文件形成和发送都比较随意。

2、制订管理制度
　　 要改变这种状况，首先，应强化科技管理制度，提高科技管理水平。对哪些文件材料必须归档要做出硬性规定，并明确有关人员的职责。要将归档制度同有关的管理制度衔接起来。以我单位为例，我单位制定了《科技档案管理制度》，明确了工程设计的归档范围，并制定了归档保证金制度，对不按规定要求归档的设计单位用经济手段给予惩罚，保证金制度对工程设计档案的收集确实是一种比较有效的经济制约手段，但是它的作用并不是万能的，而且随着市场经济的不断发展，保证金制度逐渐产生了一些弊端。一是由于建设工程竣工档案保证金的收取比例是有限的（我单位是各项目按项目总经费的1％预提归档保证金，职能部门的归档保证金按专业技术人员预提的人均归档保证金50%计算。），对于档案意识不强的设计单位来讲，他们根本不在乎区区几万元保证金，因此，对于相当一部分建设工程来讲，保证金制度就根本起不到制约作用；再有就是与“依法治档”工作不相适应，随着“依法治国”政策的不断推进，全社会的法制意识得到了不断的增强和健全，“依法治档”的力度也将不断增强，保证金制度的存在将会对有关档案工作法律、法规的实施起阻碍作用，从而造成了不好的影响。

3、严把归档材料的接收关
　　 我单位根据ISO质量管理体系建立科技文件更改制度，对更改程序，更改原则，更改权限，更改方法等作出规定，更改后的文件应达到符实、完善、一致、清晰的要求。由建设工程的项目设总把关，负责对在工地现场形成的设计修改补充文件进行确认，敦促相关人员主动到档案室送交设计修改文件。并对归档的材料数量、内容进行审核并签署，把责任落实到个人；档案部门按归档制度接收技术人员归档材料后，在业务工作中要注意发现散失在外的文件材料线索，及时跟踪收集。如接收某工程项目设计合同，即可了解该项目设计基础资料是否全部归档。因为设计合同一般都规定了建设单位应向设计单位提交哪些基础资料。
　　 要对工程设计归档材料的内容核查。一个建设项目的设计任务完成以后，应请该项目设总或设计质量管理人员对归档设计档案的完整、准确情况进行检查，发现残缺，及时到有关部门或找有关人员进行补充收集。
　　 档案部门还可结合为设计工作服务开展补充收集工作。如定期派出档案人员到建设工地，指导设计设计代表或监理代表积累、整理在现场形成的文件材料，将有保存价值的文件材料及时收集归档。

4、展望
　　 建设工程是百年大计，其中大江大河的水利水电建设工程，是兴利除害、造福人类的基础建设工程，加强工程建设档案管理工作，也是基础工作之一，通过几年来的实践，我们发现把把归档工作列入年度考核，比单纯用归档保证金制度约束更有效，更能让技术人员的档案意识加强；另外，我们还建议在项目报奖时，也把归档工作列入考核内容，让完成归档工作成为评奖报优的必备条件，从而让建设工程设计档案的收集更及时、更完整。工程设计单位为科技型企业，更应重视档案的收集、建立与保存，我们档案部门逐步探索出工程设计档案的管理方法，通过不断完善，以促进了档案工作水平和提高，并结合计算机辅助管理，使档案管理将更加规范化和标准化，必将推动工程设计单位档案事业进一步发展。(该文如要转载，请与作者联系)

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