档案馆数字化生存的空间构筑
黄项飞

导言
　　 早在20世纪90年代，著名的未来学家——美国麻省理工学院教授及媒体实验室的创办人尼葛洛庞帝（Negroponte）在他的《数字化生存》一书中就为我们描绘了数字科技给我们的生活、工作、教育和娱乐带来的各种前景。而今，当我们在感受快速的数字流动带给生活舒适便捷的同时，也切切实实地体会到数字化时代对国家的重要信息领域——档案馆的无情冲击。为应对这一冲击，国家把档案馆数字化建设作为今后一个时期内档案工作的重要奋斗目标。近年来我国档案馆正在向数字化生存前行,深圳市、青岛市、浙江省等地己有数字化档案馆的成功运作。
　　 数字化档案馆有微观和宏观两层含义。就微观而言，数字化档案馆就是运用现代信息技术管理电子档案，对馆藏物理形态的档案文献作符合信息化环境和目标的转化，通过网络等现代技术手段，实现高效、适用的档案管理和档案利用工作的过程。就宏观而言，数字化档案馆是一项复杂的系统工程，它不仅包括信息技术在档案管理中的广泛应用，还包含了信息技术应用过程中的社会环境基础和人文基础建设。
　　 很显然，档案馆数字化生存的空间构筑并不仅仅取决于“0”与“１”的数码组合，还有赖于社会多方面的基础条件。

政策基础
　　 1996年4月，信息基础结构国际会议在北京召开，会议用诗一般的语言发表了《信息时代宣言》：“百万年蒙昧，数万年游牧，几千年家耕，八百年工商，如今亲眼目睹，一场汹涌澎湃的信息化世纪风景,正席卷着世界的每一个角落，从东到西，从南到北，从阿美利加到欧罗巴，从亚细亚到澳新大陆……不分种族、肤色、信仰、语言，不分地域、国度，信息化已经成为不可逆转的历史进程”。在我国信息化建设也被列为国民经济和社会发展的首要内容, 党的十六大报告中明确指出：“信息化是加快实现工业化和现代化的必然选择”。国家档案局于2002年11月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务。至此，数字档案馆建设有了可靠的国家政策基础，但建立数字化档案馆最终还有待于各级地方政府的落实。2002年国家档案局对全国省级、计划单列市、副省级市档案局馆的档案信息化建设现状调查显示,我国约有30多个省市的档案信息化建设工作已经纳入了地方国民经济和社会发展或地方档案事业发展“十五”规划，部分省市成立了地区档案信息化建设的领导协调小组,明确了组织管理机构，制订了地方或内部的档案信息化工作规章、管理制度。在政策的支持下，省级以上档案馆在档案数字化建设方面已投入资金5000多万元，配备了微机2000多台，网络设备近200台，输入输出设备近1000台，其它相关设备近100台，已建立17个档案网站，15个档案局馆与地方政府办公网络系统连接，已建成机读目录2000多万条，对外开放利用机读目录700多万条，20多个档案馆应用计算机辅助档案管理，但市县一级的档案馆数字化建设工作相对较为薄弱，这里除了地方经济发展水平的制约因素外，还有地方政府领导的认识问题，所以，将档案信息化工作纳入地方国民经济和社会发展规划，争取政策上的支持是当前档案馆数字化建设的关键所在。

数字基础
　　 数字化信息革命的特点是“数字化”，即用“0”和“1”两位数字来表达和传播一切信息。数字化信息最基本的单位是一个“0”和一个“1”，叫做一个比特，因此，数字化时代也被称作为“比特时代”，数字化技术主要包括了新型的信息处理技术、信息储存技术、信息传输技术和信息利用技术，而这些技术正是档案馆运行过程中所依赖的关键技术，它能决定档案馆的生存方式。档案馆应用这些技术打好数字基础所面临的是确定馆藏档案数字化的范围和如何数字化的问题。
　　 首先，从我国目前各级档案馆馆藏的实际情况来看，显然没有必要将馆藏的全部档案信息数字化。我们知道，由于鉴定工作理论的滞后，在各级各类档案馆中还得保存着大量未鉴定或鉴定后未作销毁处理的档案。这其中，短期档案、重复档案、低价值档案占有相当的比例，所以，将这些低价值甚至无价值档案进行数字化处理，不仅没有意义，反而会增加管理和维护的负担。因此，从经济角度出发和现实情况考虑，我们都不能盲目追求数字化，需要有层次，有目的地选择数字化的馆藏范围。例如从地缘角度考虑，可根据馆藏个体的实际情况，选择本馆较有地方特色的档案;从利用效果角度考虑，可选择利用率较高的档案;从保管期限上考虑、可选择永久保管的档案；从可开放的范围角度考虑，可选择已开放档案。各级各类档案馆在具体选择时应以利用者的需要为出发点，考虑对以上几种方法的有机结合使用。
　　 其次，对于如何数字化的问题主要体现在档案数字化的输入和数字化档案的接收两个方面。档案数字化输入是将传统档案信息输入计算机，由计算机提供查询进而直接提供档案信息为社会服务。它共分三个层次。

第一个层次，是档案目录数字化，即建立所有档案信息查询的集散地——档案目录中心，这是实现档案数字化最为便捷和有效的途径。档案目录有全宗级、案卷级和文件级之分。目录中心的建立，应先易后难，在建立全宗级目录时，一定要把检索体系的柜架建立起来,做到层次分明，结构合理、范围广泛、体系完整，在此基础上，逐步补充案卷级条目和文件级条目。

第二个层次，是档案编研成果数字化，这是代替档案原件直接提供利用的有效途径。对原本分散存在的档案按一定专题进行信息加工，以编研成果的形式进数字化，可为用户提供便捷而有效的利用方式。

第三层次，是档案全文的数字化，这是档案数字化的核心，也是实际工作中的难题所在。从档案馆数字化的发展趋势来看，档案全文数字化是必然的。全文数字化虽有手工输入、图像扫描、OCR识别等等，但是，档案的特殊性决定了档案全文输入时，多数是以灰度扫描形式来获取较为清晰图像的，难以批量地快速扫描，这里就有个时间问题。所以，档案数字化的一个基本方针应该是边输边用，输用结合。

　　档案馆在对馆藏档案从物理形态向数字形态的转换时，更应重视数字化档案的接收工作。这样才能从根本上解决档案馆的数字化问题。对此，应抓好三个环节。
　　 第一、密切关注电子文件的形成和积累，研究其运作规律，积极介入，并提出质量要求。
　　 第二、做好电子文件归档工作，由国家档案局制定归档细则和管理规范，研制出归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件按照归档要求及时归档。
　　 第三、档案馆在接收各单位档案时，要同时接收杀毒后的电子文件档案，电子档案接收工作要按照档案馆统一的格式进行数据转换，并与馆藏档案的数字化工作融为一体。
　　 要抓好上述三个环节，仅靠档案馆的力量是远远不够的，必须大力推广文档一体化,从电子文件的生成这个源头抓起，使档案数字化工作的重点前移。为此，当前我们应当积极推广档案部门研制的符合电子文件质量要求和归档管理规范,并能与档案管理无缝连接的“文档一体化”软件。此外，还应考虑成立一个相应的协调机构。英国《数字化档案工作组》的特约作者大卫.海恩斯和大卫.斯卓菲尔德建议成立国家数字化档案中心,即NODA,以负责在公共领域内协调数字化档案活动,并制定工作准则和仲裁各种争端,这一设想很值得我们借鉴。

标准基础
　　 档案馆数字化生存的标准基础，是指在实现档案数字化的过程中所必须依赖的相关业务规范和技术标准。档案馆数字化程度越高，对档案信息管理标准化的要求也就越高。档案信息管理标准化的主要内容可包括五个方面。

第一、信息采集标准化。档案信息在著录与标引时要严格按照国家档案局制定的《档案著录规则》等一系列标准进行。这里，不仅应规范信息著录项目，还要统一数据格式，以免档案信息无法集中和交流。同时，要在此基础上尽快制定并组织实施全国统一的档案信息采集标准。

第二、信息存贮标准化。这是指档案信息全文数字化存贮形式与方式的标准，我们日常工作中以硬盘为存贮方式，这并不十分安全，要考虑到以卸载方式保存档案信息。为此，应研究统一的存贮载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定出相应的标准和操作规范。

第三、信息管理标准化。档案部门要根据电子文件载体的特殊性，制定出电子文件归档管理标准、电子档案管理和利用标准、计算机辅助档案管理功能相关标准等。

第四、信息网络标准化。根据档案工作的实际情况，档案信息网络有必要区分层次，以决定档案信息利用的范围。网络信息需要标准化，网络体系结构也需要标准化，这样才能使网络信息快速、准确地传输和使用。

第五、档案信息管理软件标准化。档案信息管理软件标准化主要体现在应用软件的通用性和统一性两个方面。软件的标准化和规范性要求是绝对的，而软件的统一性和通用性是相对的，但从集约化和规范化的效应角度考虑，档案信息管理应用软件最终是要趋向统一的，所以，档案部门应把推广规范、通用、统一的档案信息管理软件作为档案馆数字化生存的一项重要任务。

人力基础
　　 人才是档案馆资源中的第一资源，档案馆的数字化生存必须以高素质的人才队伍作为后盾。当前,档案干部队伍的整体素质与信息化的发展要求还存在较大差距，尤其是缺乏计算机管理档案的复合型 人才。因此加大对人力资源开发的力度，要有时间性上的紧迫感和形式上的创新性,拓宽思路,采取非常措施，解决人力问题。首先，要花大力气培养档案人才，如定期培训，送骨干到高校或国外深造，鼓励相关人员参加技术水平等级考试等。其次, 要出台相关政策,将IT界专业人才和高校计算机专业毕业生吸引到档案馆中来。第三、基于国家信息化、人才市场化的大环境，档案馆对数字化技术的研发，可以在“不求所有、但求所用”的人才资源管理理念下借用“外脑”，发挥社会信息技术专业人才的优势，以提高档案馆数字化的能力。最后，还可以采取某些措施把本地区，本部门的人才集中起来，形成团体优势，解决本地区档案信息化建设中存在的共性、难点问题。

伦理基础
　　 从表层上看，档案馆数字化生存的空间似乎纯粹是展现数字与数字之间的关系。但究其实质，表层的数字关系所遮蔽的恰恰是深层的人与人之间的关系。借助数字化的信息符号，人与人之间形成了现代社会中新的互动模式。既然涉及人与人之间的关系，那么，走向数字化生存就孕育着复杂的伦理问题。因此人们不仅需要以高度发展的信息技术维系着数字化生存，而且必须为数字化生存构建合理的伦理空间。于是，一种不同于传统伦理的全新的伦理----信息伦理便具有了产生的必要性和合理性。所谓信息伦理是指涉及信息开发、信息传播、信息管理和利用等方面的伦理要求、伦理准则、伦理规约，以及在此基础上形成的新型伦理关系。它是除对档案馆数字化生存的法律与规范的硬性的支撑手段外，存在的一种软性的社会道德控制手段。在档案馆数字化生存的环境下，人与人之间的关系凸现出间接的性质。在这种情况下，直面的道德舆论评击难以进行，而个体的道德自律成了正常的伦理关系得以维系的主要保障。特别是在网络世界里，由于不少网络行为主体的匿名性、面具化，道德舆论的承受对象就变得更为模糊，对于道德自律的强调就显得更为重要了,我们只有正视并扬弃人性中的负面,才能迎来网络文明的明天。这不但有待于档案馆工作人员职业道德的提升和道德责任感的增强,也有待于整个国民素质,特别是法律伦理和道德水准的提高。也只有在数字化的硬性和软性控制手段的良性互动下,才能构筑出健康有序的档案馆数字化生存空间。(该文如要转载，请与作者联系)

参考文献:
申淡、李春霞:档案信息流动的能源站----浅析数字档案馆 档案学通讯2001,5
杜鹃:数字化档案协调机构的建立 档案与社会2002,1
王宇晖:21世纪数字档案馆发展之我见 档案与建设2000,3
孙彦玲:档案馆文献数字化讨论 海南档案2004,2

作者:福建省晋江市档案局副局长 副研究馆员
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