简化手续得实惠　源头活水促发展
——浅谈开放档案工作的意义

　　2002年11月6日《法制日报》称，云南政府“红头文件”可免费查阅；《楚天都市报》报道“红头文件不再神秘--武汉市民可到档案馆免费查阅”。两则报道均称，市民可持有效证件到档案馆免费查阅政策性、法规性、服务性的文件。
　　 同日的《中华读书报》也报道，古巴政府同意让人参观一批海明威的珍贵档案。专家称“这些档案会使海明威创作其一生中的一些重要作品的这个时期更加明朗化”。
　　 以上报道均是档案工作部门开放档案的具体体现。那么何为“开放档案”工作呢？
　　 所谓开放档案，就是将一般可公开的和保密期满的档案，解除起其“封闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便手续后，即可通过一定方式，进行开发利用。可见，开放档案工作是档案提供利用工作中必不可少的形式之一。它对社会各方面都有重要的积极的意义。

一、开放档案工作的最大、最直接的受益者是档案用户。
　　 在历史档案开放以前，档案部门的手续限制了档案用户对档案的开发利用。开放档案的基本特征之一就是简化利用手续，免去了许多申请、审核及批准的手续。如云南、武汉“红头文件”的开放，方便了人们对“文件”的利用，增强了档案的易用性，从而使档案用户能够及时、有效的利用档案史料。
　　 再者，人们能从开放的保密期满的档案中获得更多的知识、情报或凭证，扩大了档案信息的开发范围。如随古巴政府对海明威的档案的开放，人们也会增加对海明威的研究兴趣和力度。

二、开放档案工作能促使各项档案业务逐步完善与发展。
　　 各项档案业务包括：档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、提供利用、档案统计等八项工作。人们习惯上把其中的提供利用工作称为档案的利用工作，其他工作称为档案的基础工作。基础工作为利用工作提供物质基础，利用工作直接体现基础工作的目的和方向，也对基础工作提出便于利用的要求。作为利用工作基本形式之一的开放档案工作，必然对基础工作提出要求以促进基础工作的完善与发展。具体表现为：
　　 首先，有利于扩大档案收集范围，提高入藏档案的质量。开放档案的用户对象是“一般的公众”，因而扩大了档案用户的范围，在一定程度上提高了社会档案意识，对更多档案的了解，也使人们认识到档案收集的意义。尽可能的将失散在个人手中的档案的原件或复制品收集入馆，从而也提高了入藏档案的质量。同时，在开放档案的过程中能发现馆（室）藏建设中在的问题，优化馆（室）藏结构。
　　 其次,根据有关国家法规的规定,我国档案的开放期一般为自档案形成之日起满三十年，而且对已达到开放期的档案应组织开放档案鉴定小组，及时地开展鉴别工作并负责做好档案的解密、降密工作。整个鉴别工作的过程使鉴定档案价值的标准更加细致化、具体化，对档案保管期限的划分也提出了更严格的要求，并能建立、健全档案鉴定工作制度。同样，开放档案的鉴别工作能使档案的组卷方法、整理方法及保管和统计工作更加条理化、科学化。
　　 第三，由于开放档案用户对象范围的扩大，档案馆需要从多途径、多角度为用户提供服务。这就要求档案馆应具备较好的检索工具体系、编制开放档案目录，使档案用户在检索过程中了解和熟悉相关档案信息线索，从而提高检索效率，促进档案提供利用工作和编研工作的发展。
　　 总之，档案开放工作的实践证明，开放档案不仅可以促进档案利用工作的发展，而且可以有地动和促进档案基础工作的发展。同时，开放档案工作自身的丰富与发展，又对整个档案业务工作提出了更新、更科学的标准和要求。

三、开放档案工作是现代档案馆自身发展的一项重大措施。
　　 在过去一段时期内，由于国内政治、经济、法律等因素的影响以及人们对“档案保密”的传统思维，致使档案馆处于封闭、半封闭状态。一般公众对档案馆多是“敬而远之”。即使是专家学者利用档案也要冲破层层障碍，这一现象不利于档案价值的发挥，阻碍了档案馆事业的发展.而档案的开放工作正为“一般大众”与档案馆之间架起了一座沟通的桥梁，肃清了长期流行的“左”的“利用危险，保密保险”的错误思想，减小了人们利用档案的阻力。开放档案工作使档案馆向开放型转变，使其真正成为社会各阶层档案用户开发利用档案史料的中心。开放档案，犹如源头活水，为档案馆事业的发展创造了良好的外部环境条件。
　　 此外，开放档案工作也优化了档案馆内部的条件。如档案馆应加强基础工作建设，为更广大的用户提供更好的阅览条件、复制条件以及准备更好的检索工具、完善馆内管理制度等。档案工作人员也应自觉地改善服务态度,提高服务水平,让多层次的档案用户感到满意.

四、开放档案工作有利于促进我国社会经济的发展,推动我国政治民主化进程.
　　 首先,开放档案工作向社会提供了更多的档案信息史料，其直接结果是档案用户人次增加、档案利用率提高。一改过去“有档不用”、“有案不查”漠视档案信息价值的现象，开放档案工作拓宽了档案利用工作的渠道，增强了人们对档案的需求心理。档案用户可借助档案信息及时有效的解决在科学研究、处理工作和进行生产的过程中遇到的难题，从而提高劳动生产率，为我国经济建设注入新的活力。
　　 其次，开放档案工作是国家公民民主权利的具体体现。我国有关法规规定，任何依法利用档案馆库藏档案资源的法人和自然人，均有权使用档案馆业已开放的档案。开放档案也使公民了解到更多的法规性、政策性、服务性的在事业机关、单位内部流通的“红头文件”,增加了我国行政制度的透明化和政治权利的民主化。
　　 综上所述，无论在理论上还是实践上，无论是在国内还是在国外，开放档案工作的实际意义都是非常重要的，对档案业务工作及社会经济、政治等各方面的发展都有着推动、促进作用。我们相信，随着开放档案工作的进一步开展，必将提高档案的科学管理水平，加速档案管理现代化进程，促进现代档案馆事业的快速发展，使档案信息资源得到最大限度的利用，为党和国家的经济、政治、文化等诸多事业的发展增添活力，也为我们全面建设小康社会，开创建设有中国特色的社会主义新局面而更好的服务。

参考文献
1．冯惠玲主编《档案管理学》中国人民大学出版社1999年12月第1版
2．《法制日报》2002年11月6日
3．湖北日报报业集团主办《楚天都市报》2002年11月6日
4．《中华读书报》2002年11月6日

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