缩微与光盘存贮技术 在房地产档案工作中的应用
李敏志
广州市房地产档案馆

　　房地产档案是房地产行政管理部门在行使房地产权属管理职能活动中形成的图纸、文件、照片等材料的总称。它具有数量多、利用率高、动态化信息管理的特点。房地产档案工作者应如何从实际出发，采用现代化的信息贮存技术管理房地产档案呢？下面对缩微与光盘这两大存贮技术进行比较，并从房地产档案的特点出发，谈谈它们在房地产档案工作的应用。

一、缩微与光盘存贮技术的比较
1、技术发展程度与法律效力方面
　　 缩微技术的发展历史有百年之久，其设备与技术已臻完善和稳定，有国际标准和成熟的制作技术，通用性、可信赖度高。根据《档案法实施办法》第21条规定，档案缩微品载有档案收藏单位法定代表人的签名或印章标记的，具有与档案原件同等的效力。因此，缩微品可作法律上的原始凭据。
　　 光盘是计算机与通讯技术发展的产物，它自20世纪80年代中期得到广泛的应用，发展历史只有二十多年。目前仍处在一种设备、软件高速更新换代，标准化程度不高的状态，其成熟性不如缩微技术。由于光盘采用数据形式记录信息，信息易于修改、删除，在还未有统一明确和标准的保障技术出现之前，目前光盘的法律效力尚未得到确认。

2、保存性能
　　 缩微胶片具有良好的耐保存性，保存寿命一般在100到150年。而关于光盘的寿命则说法不一，一般认为在10-20年左右，尚不能满足长久保存档案信息的要求。

3、读取方式与存贮信息的安全性
　　 缩微技术是采用拍摄的原理，以模拟图像的方式忠实记录原件。缩微胶片借助简单的光学设备放大了即可阅读，其对设备的依赖性不大。
　　 光盘存贮的是数字化的信息，必须借助专用的计算机软件和硬件才能还原阅读。由于目前标准化程度还不高，脱离了原用的软件和设备，光盘的信息将无法读取。在计算机设备更新换代迅速的今天，档案部门在保存光盘的同时，还要保存相应的设备和软件。
　　 在安全性方面，缩微胶片上的影像一旦形成，不能再被修改，信息安全性高。光盘存贮的信息容易被修改，且不留痕迹；而且目前计算机病毒防不胜防，更易造成光盘信息的不安全性。

4、记录密度与存贮范围
　　 光盘具有高密度海量存贮的特点。其存贮密度是磁盘的50-100倍，“一张5.25英寸光盘可存贮1000多兆字节，相当于存放上万页的A4文件或相当于13盘16毫米缩微胶卷的存储量”⑴。
　　 光盘能存贮不同形式的信息，包括文字、声音、图像，集多媒体技术于一体。缩微只能存贮文字、图表这些静态信息。

5、利用
用光盘存贮信息可实现载体和信息的分离，档案信息能通过计算机通讯技术进行快速检索、修改重组等加工处理和实现远距离传输，利用便捷。相对而言，缩微品检索较慢，无法实现档案信息的共享和传递，难以满足现代化社会快速处理与利用信息的需求。

二、缩微与光盘技术在房地产档案工作中的应用
　　 近年,随着我国房地产市场的活跃和住房制度改革的推行，房地产档案一方面入馆数量激增，另一方面利用率急剧提高。以广州市房地产档案馆为例，该馆的馆藏量1996年为近100万卷，而2001年已增至200万卷；1996-2000间利用人次为年均25000人次，利用卷次高达6万卷。为解决利用窗口前人群堆积、工作人员应接不暇，进馆档案尚未整理就要提供利用的困境，房地产档案部门必须采用各种现代化技术对大量的房地产档案进行管理，实现档案信息的安全贮存和高速提供利用。光盘存贮技术所具有的信息处理灵活、检索快速、远距离传输和共享的优点正好满足了这一需要。但房地产档案作为开展房地产管理业务活动的凭证和维护公民产权权益的依据，需长久保存，而目前光盘技术仍处在发展初期，法律效力未明确，在缩微技术的效力、稳定性、标准性和保存寿命更胜一筹的情况下，房地产档案部门当前应把光盘、缩微两种信息存贮技术结合起来使用，发挥它们各自的优势，共同促进房地产档案的现代化管理。

1、采用扫描缩微一体化系统。
　　 采用扫描缩微一体化系统对需长久保存的进馆房地产档案进行扫描，形成数字化信息影像，同步进行缩微拍摄，形成可长久保存的缩微胶片。
　　 采用高效的扫描缩微设备，能快速准确地输入房地产档案信息，再通过计算机系统可对这些信息数据进行灵活的编辑、前后关联等处理，这对于数量特别庞大的房地产归档工作来说，意义重大。对外利用工作中，将已整理完毕并存贮在光盘中的档案信息提供用户使用（用户直接上机阅读或工作人员进行打印输出），既保护了因频繁使用而极易损坏的房地产档案原件，也节省了调案的时间，提高利用速度；扫描影像可通过计算机在办公自动化系统上进行远距离传输和联机检索，实现业务人员网上调阅档案，方便业务部门。 在实际工作中，由于房地产档案部门馆藏数量过多，将馆藏档案全部进行缩微扫描不是短期内可完成的工作，因此可根据实际需要，对利用频率较高的档案先开展缩微扫描，或随用随扫。

2、根据实际需要，采用数字扫描--缩微胶片的转换技术，转换已形成的数字影像或缩微影像。
　　 一些已投入了大量的人力、物力对馆藏档案进行了缩拍的房地产档案部门，可选用缩微胶片数字扫描转换技术将缩微影像转换成计算机可识别的数字信息，录入到光盘中，以通过计算机进行快速检索、编辑处理和利用，从而实现缩微技术和光盘技术的结合。既保证了房地产档案的安全存贮，又可满足快速准确地提供房地产档案信息利用的需求。

　　随着计算机技术和网络技术的应用，目前一些房地产管理部门的业务信息系统与档案信息系统已建立联接，实现了电子文件的归档管理。由于各业务部门为提高办事效率和减少重复收件现象，在办案过程中对申请人提交的纸质申请、证明文件已进行了扫描，并通过网络将这些扫描影像进行了电子归档。为减轻工作量，房地产档案部门可采用数字扫描与缩微胶片转换技术（如“电子信息存档机”、“胶片刻录机”等）将数字扫描影像转换为模拟影像永久保存到缩微胶片上。

⑴ 李正宁:《城建档案管理中缩微与光盘的比较》，《档案学通讯》1999年第6期

作者简介： 李敏志，女，1973年1月出生，现在广州市房地产档案馆任职，职称：馆员。
地址：广州市豪贤路193号六楼，510030
电话：83375859　电子信箱：minzhilee@163.net