档案馆的人本管理
赵梅　广州市房地产档案馆　510030

1 　档案馆人本管理的定义、目的
　　 人本管理是现代管理理论在人事领域的一大进步和贡献。它强调以人为中心，把能动的个人作为最有价值的一种资源，通过对组织内所有人力资源的开发、运用和维护，推动组织与个人目标的共同发展。因此，引进现代人本管理的理论，加强档案馆人力资源的合理规划、开发、维护和使用对于缓解档案馆的人才危机、提高人员素质、应对现代社会的挑战，无疑具有深远的现实意义。
　　 所谓档案馆工作的“人本管理”就是以人为中心的现代科学管理思想在档案馆管理中的具体运用和实施。即把人力资源的管理放在首要地位，着眼于充分发挥每个管理人员的潜力，积极性和创造性，不断提高管理人员的素质，以适应现代科技发展的需求。档案工作者是档案馆诸多要素中，最活跃、最根本的。在档案工作的各个环节中，特别是在人与物、人与岗位、人与制度等重大关系中，人始终处于中心地位。
　　 档案馆人力资源管理的目的主要在于合理优化人员配置、档案馆员人尽其才，才尽其用；充分调动档案馆员的工作积极性，增强凝聚力与向心力；提高服务质量与服务水平，形成高效群体。具体来讲有以下几点：第一，档案馆人力资源管理强调人本原理，重视人的因素，有利于员工积极性与创造性的发挥。第二，档案馆人力资源管理强调优胜劣汰、公平竞争的机制，具有较强的活力。第三，档案馆人力资源管理与开发强调合理开发，有利于激发人的主动进取精神。第四，档案馆人力资源管理与开发比传统的人事管理视野更宽阔、内容更丰富，因而更有利于档案馆目标的实现。

2　 影响档案馆工作的人的因素
　　 首先，是“重事轻人”的管理理念。档案馆界十多年来相继实现过岗位责任制和目标管理制，前者侧重于对每个员工职责任务的落实，后者侧重于档案馆各部门工作任务和目标的实现，它们对档案馆事业的发展功不可没，但还存在一些弊端，即只强调对“事”的管理，并没有真正认识和实践人本原理。人力资源管理由于注重对人的培养、考评、合理使用及开发潜能，因而更有利于档案馆人员积极性与创造性的发挥。其次，管理缺乏制度化。规章制度是档案馆科学管理的有效手段，是整个档案馆工作正常而有秩序进行的保证。档案馆人力资源管理，以规章制度为依据，规范和约束人的行为，是摒弃“人治”达到制度管人，制度约束人和制度激励人，使档案馆运行机制趋于正常的有效手段。规章制度在人力资源管理活动中，不仅是通过控制和调节来规范人们的行为，达到管理的目标，它还能起到调动员工的积极性、提高工作效率和服务效益的作用。长期以来，由于某些馆缺乏严格的定量管理制度，缺乏科学的行之有效的检验工作标准，对每个人的工作数量、质量、服务态度、组织纪律、学识水平等等，不仅没有具体的评价准绳，也没有严格合理的考核办法和健全的规章制度作保障，这就挫伤了不少人的积极性，使他们放弃了主动进取的精神，这是违背现代人力资源管理要求的。只有对档案馆人力资源进行合理开发，做到人尽其才，才尽其用，才能激发人的主动进取精神。最后，档案工作者素质问题。跨入二十一世纪的档案事业，需要大量高素质的管理人才。这就要求档案工作者必须具备较高的思想觉悟和良好的职业道德，熟练过硬的业务技能，丰富全面的文化知识和健康的心理素质。职业道德的培养不是一朝一夕的事，只有经过长期训练和教育，才能形成良好的职业道德风尚，才能建设起一支热爱档案事业，忠于职守，勤奋工作，全心全意为人民服务的管理队伍，树立良好的馆风。档案工作人员的业务素质，业务技能直接影响到档案馆整体服务质量和服务水平，它是档案馆进行素质教育乃至搞好人力资源建设的核心问题。然而，长期以来，档案馆领导以及一些单位领导没有用战略的眼光看此问题。对于管理人员基本上是使用多，培养少，缺乏对在岗人员的专业思想教育，对档案工作重要性的认识不足，不能有计划、有目的地选送业务骨干进修。

3　 档案馆人力资源管理开发的逻辑体系
　　 首先，计划人力资源需要。根据档案馆发展战略目标，策划档案馆人力资源管理与开发规划。档案馆人力资源策划的依据是档案馆发展的战略目标，应据此预测未来若干年内新增和撤销岗位及人员需求变化，并按照档案馆工作流程设立不同职级的岗位，制定岗位说明书，合理配备和使用人才。其次，维护馆员的工作积极性。它主要包括三个方面：尊重馆员的劳动和权力，改善馆员的工作条件，保障员工的安全和健康；听取馆员的意见，及时解决问题；奖惩公正。这就要求档案馆建立开放的沟通渠道，它是档案馆促进员工关系，鼓励和增强员工参与管理所采取的双向沟通策略。通过开放式的沟通渠道，一方面，档案馆可以随时了解和关注员工中存在的各种问题，听取员工的改善意见；另一方面，员工也可以采用馆内各种沟通渠道与馆长及相关部门进行直接沟通或通过各种途径全面了解馆内有关政策、管理、培训及发展状况。开通多种开放式的沟通渠道，使员工便于采取不同的方式进行直接沟通，管理层也可以根据存在的问题及时有效地处理好员工事务，协调员工之间的关系，使全馆上下的行动方向保持一致，有利于培养档案馆全体馆员的集体荣誉感，有利于培养档案馆的共同价值观。开放式的沟通渠道充分体现了以人为本所包含的尊重人的管理思想。第三，正确评价馆员的绩效与表现。依据馆员工作的质量、数量等指标，建立馆内业绩评估系统，对馆员的工作业绩进行公开、公正的评估是对馆员所付出劳动的尊重，可以极大地提高馆员的工作热情，也是档案馆制定薪资报酬的依据。同时根据档案馆人员的能力、业绩等晋升职务、职称，并尽量将每个员工安排在最适宜实现其自我价值的岗位上。因此，建立公开、公正的业绩评估系统是人本管理顺利实施的一个保障。

4　档案馆人力资源管理开发的总体构想
　　 档案馆强调以人为本，主要是应充分发挥作为档案馆主体的档案馆员的作用。众所周知，档案馆是依靠馆员进行工作的。管理对象——档案、馆舍、设备、人员等必须依靠人去协调；管理过程——档案的收集、整理、鉴定、利用等必须靠馆员去控制，管理系统功能的发挥必须靠馆员去推动。总之，馆员在档案馆管理中始终处于中心地位，起着主导作用。只有通过对人的有效管理，才能使档案馆各部门、各环节的工作协调运作，保证档案馆各项工作的顺利开展。为利用者提供高质、高效的信息服务。然而，传统的档案馆人事管理是一种制度管理，即建立各种制度，而发展中的档案馆人力资源管理与开发则是把传统的人事管理调整为整体性人才资源管理，并进行有效地开发。

4.1以人为本，进行人才贮备
　　 档案馆要实现所确定的发展目标，需要有与其相适应的人才来具体组织实施，需要通过人才的充实、提高及结构调整来配合。人是档案馆各项工作中最基本、最活跃、最关键的因素。而人力资本通过人的知识、技能、经验和熟练程度来体现，也就是说，人力资本表现为人的能力和素质。对于档案馆来说，优秀的档案馆员将成为当代档案馆最重要的资源和首要财富。因此，积极进行高层次档案人才的培养和贮备具有非常重要的意义。档案馆内部要掀起一股尊重知识、尊重人才的气氛。在信息社会里，档案是档案馆的资源，而人才又是档案馆的资本。档案馆事业的发展，必须要有一支在文化水平和业务能力上的高素质的专业人才队伍，这除了要有计划有步骤地引进高水平、高能力的新型人才外，更重要的是要努力为现有的专业人才施展才干和提高业务创造各种有利条件。首先要为在职馆员接受继续教育创造条件，要求馆员必须结合实际专业技术工作的需要，学习相关学科技术，更新知识，转变观念，掌握先进的信息处理技术，使之适应时代发展的要求。其次要让有经验的馆员对新录用人员进行上岗前培训，尤其是职业道德的培训，其目的是让他们了解具体工作单位内不同岗位工作的内容及职责，达到理论与实践完善结合的需要。再次，档案馆可根据本馆的需要，在有条件的情况下，选和输送骨干到高校深造，攻读硕士学位，以培养较高层次人才，改善现有的人才结构和层次结构。档案馆学是一门实践性很强的学科，由此也制约了档案馆工作的实践性。因此，馆员完全可以通过自身的努力和持之以恒的自学方式，在实践中创新和提高，达到扩展自己文化知识水平和业务技能素质的目的。除此之外，档案馆可以定期组织馆员到外面参观、考察、取经；鼓励馆员多读多看专业刊物，以拓展思路，开阔眼界，吸取营养，充实提高自己。要定期开展科研课题研究，给每个人特别是那些中、高级人才下达科研课题任务，并要求提交科研成果。

4.2 合理配置人才资源
　　 因事设人，人尽其才。档案馆工作驳杂，各个工作岗位都有不同的要求，有学识、能力、知识结构方面的，也有生理、心理方面的。由于人的学识、才能有着质的差异性和量的多样性，从而导致档案馆工作人员的个人情况不尽相同:学识上有高低之分，能力上有大小之别，心理、生理上的差别亦大。要使档案馆运行中各个级别、各个岗位的实际需要与馆员的优势发挥尽量吻合，而且应根据馆员素质变化情况稳妥地进行岗位间的调整，使稳定性与流动性相辅相成，进行人、事的合理配置，做到人人尽职、尽责、尽才。因事设人，人尽其才，是做好档案馆管理工作，实现“以人为核心”的管理要求的根本保证。

4.3 培养优质高效的干部队伍
　　 档案馆领导者是档案馆整体形象的代表和化身，他们的思想道德品质，文化业务水平，科学管理能力影响着档案馆工作人员的价值取向、行为规范和工作目标的实现。因此，培养优质高效的干部队伍是档案馆人本管理的关键。首先，档案馆要积极选拔以中青年为主体的、思想素质和业务素质比较好的干部，有意识地进行培养和锻炼，让他们熟悉和掌握档案馆的工作规律，负责一些重要项目和有难度的工作，有意识地培养他们的思想品质、业务能力和处理复杂问题的能力，逐步培养他们成为馆内的学术带头人和主要岗位的业务骨干、优秀管理者。其次，重点培养具有创新精神的档案馆员。创新是一个民族进步的灵魂，具有创新精神的档案馆员群体是档案事业持续发展的内在动力。当代科学技术日新月异，各类新知识、新观念、新方法、新技术层出不穷，作为一个社会细胞的档案馆只有树立起全体馆员的创新意识和超前意识，在全馆上下建立起创新的体系，才能为档案事业的兴旺发达提供不竭的动力。

4.4 建立有利于人才发展的管理机制
　　 人才资源的管理与开发作为档案馆的一项重要的基础建设，必须建立良好的用人机制，营造有利于人才成长的环境，才能充分调动人的工作积极性，迎接时代的挑战。档案馆的人事管理既需要人性的管理即感性管理，也需要一种制度化的管理即理性管理。首先，是要建立公平竞争的激励机制。激励作为心理学名词指的是激发人的动机的心理过程。通过激励，在某种外部刺激的作用下，使行为人获得某种内部的推动力，并让人始终维持在一种进取、愉快的状态中。用之于管理，就是我们通常所说的调动人的积极性，激励在档案馆的管理中处于非常重要的地位，是实施有效人本管理的重要手段之一，它既有利于实现档案馆的工作目标，又有利于提高工作效率。因此，建立激励机制必须以公正民主原则为指导，在民主、公正的前提下使有相应能力的人处于相应的岗位，能力变化其岗位级别也随之变化，岗位职级能真实地反映职工的贡献与荣誉。通过激励促使档案馆的每个员工更好地明辨是非，调节自己的思想行为，形成良好的思想品德，更好地挖掘和发挥自身的潜在创造力。其次，是要建立动力机制。动力机制旨在形成馆员内在追求的强大动力。主要包括利益激励机制(物质动力)和精神激励机制(精神动力)。档案馆应建立以精神鼓励为主、物质鼓励为辅的管理方法，把每个人的责、权、利有机地统一起来，结合职工的劳动贡献、工作绩效进行科学的评定和价值的量化，利用岗位津贴的方法给优秀职工以物质奖励。最后，是要建立压力机制。压力包括竞争压力和目标责任压力。档案馆内的竞争使馆员经常面临着挑战，存在危机感，正是这种危机感和压力，会使馆员产生一种拼搏向上的动力，在档案馆岗位聘任、工资、奖励等管理中，充分发挥优胜劣汰的竞争机制。档案馆内目标责任制使馆员有明确的奋斗方向和承担的责任，使之努力去履行自己的岗位职责，促使全馆上下形成人人进取、个个敬业、乐于奉献、勇于开拓的可喜局面，推动档案事业的繁荣与发展。

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