对档案管理措施法律规定的理解
李昕岑　总装备部档案馆
马绪超　总装备部绵阳档案馆

　　《档案法》和《档案法实施办法》第三章明确规定了各级各类部门以及档案工作人员对档案管理的基本内容和主要任务，在档案管理工作中，《档案法》第十五条关于档案馆所保管档案管理措施的规定意义尤为重大。针对近些年档案管理工作中存在的种种误区，以及由于管理措施不得力、不到位而招致档案受损的情况，《档案法实施办法》第十五条将《档案法》第十三条的内容具体化，对各级各类档案馆所保管的档案采取的管理措施做出明确规定，并要求机关、团体、企业事业单位和其它组织的档案保管参照办理，这样也就对所有档案工作人员在档案保管方面的职责做出更加明确、具体的规定。

一、建立科学的档案管理制度

　　管理措施第一项中“建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化”，用法律形式将科学保管技术和先进的行之有效的管理方法固定化、形式化，并将其用于档案事业管理之中，使之成为人们从事档案工作的行为准则。应该说档案部门一直是重视档案管理制度建设的，几乎的所有立档单位或档案保管单位都有自己的档案管理制度，但同样是档案管理制度，不同的单位、不同的行业、不同的地区，存在着很大的差异。普遍存在的问题是，对共性的档案，在一个行政区域内不同的行业有不同的管理制度，使基层档案部门无所适从。实现档案管理的规范化、标准化是国家档案事业发展规划的重要内容，也是档案部门的法定职责。建立科学的管理制度，主要包括以下几个方面的内容：文件材料的立卷归档制度；档案的整理制度；档案的保管制度；档案的鉴定制度；档案的编目制度；档案的利用制度；档案的开放制度；档案的销毁制度等。在建立上述方面的制度时，应该注意《档案法》第十五条的规定，即“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。”这就是说，除国家档案局外，其它任何单位的档案机构只能根据国家档案局的有关规定制定本部门的具体办法和细则。建立科学的管理制度，既要注意符合本单位档案工作实际，又要符合规范化、标准化的原则，这两者是相辅相成的。因此，对每一项制度的建设，都有应当着眼于逐步实现档案管理的规范化、标准化这一落脚点，每个待业每个部门，都可能有也可以有自己独特的档案管理制度，但这种独特性不应当过多地体现在具体的档案保管上，因为规范化、标准化的保管，不仅是对各种人力、物力资源的一种节约，而且极有利于对档案工作人员的培训与指导，有利于档案的统计、利用，也有利于档案保管技术与水平的提高，等等。另外，在标准贯彻执行中，应当严格按照《中华人民共和国标准化法》的有关规定，标准一般自实施之日起执行，一般不具有追溯性，对标准颁布以前已经整理过的档案，不要也不应该要求重新按照新标准进行整理，这样既符合档案工作的客观实际，也可以避免人力、物力、财力资源的浪费。

二、配置适宜的库房和必要设施

　　管理措施第二项“配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施”，是针对当前一些地区和部门档案保管条件较差，且受经济发展制约，短期内较难得到彻底改善的现状而提出的，上述所列具体设施的种类是各级国家档案馆必须配备的设施。1986年2月27日，城乡建设环境保护部、国家档案局颁布了《档案馆建筑设计规范》，一般来讲符合该规范的档案库房，是适宜保存档案的库房，但对机关、团体、企业事业单位和组织内的档案机构来说，不可能全部具备符合上述《设计规范》的库房，但要求库房坚固、基本的防护要求应当可以达到。依法配备必要的设施，是建立档案科学管理制度的物质条件，这是的“必要的设施”主要包括用于保护档案安全的防盗设施、防火设施、防水设施、防震设施、防潮设施、防尘设施、防虫害设施、防有害光和高温设施；用于档案整理的装订工具；用于抢救档案的复印、修裱设施等。由于我国不少地区的经济发展比较滞后，要政府一下子解决档案保管中存在的所有条件性问题确有困难。但优先解决各级国家档案馆防盗、防火、防渍、防有害生物设施的配置问题，还是应该达到的。对于各级国家档案馆来说，在有限的经费使用中，一定要首先满足档案保管中防盗、防火、防渍、防有害生物设施配备的要求。因为档案部门一旦发生档案被盗、失火烧毁档案、水淹档案、有害生物侵蚀档案等，其造成的危害往往是无法弥补的。需要提请注意的是，本项所称的“专门库房”是指单纯保管档案的库房，不包括那些办公室与库房合一，或借阅利用室与库房合一的档案库房，有些单位或部门因条件所限，将档案放在未经专门加工装修的地下室里，虽然也是专门库房，但由于其不符合档案保管条件，也是不符合本项规定的。

三、科学管理不同等级的档案

　　管理措施第三项“根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理”，要求区别不同等级，对重点和珍贵档案在安全保护方面采取特殊的行之有效的管理措施。《档案法实施办法》第三条明确规定了各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，国家档案馆馆藏的永久档案分级的具体标准和管理办法，《档案法实施办法》明确由国家档案局制定。一旦确定了档案等级后，对不同等级档案的管理措施，由各级国家档案馆根据本馆具体情况自行决定，前提是所采取的措施必须是区别于一般的保管形式，并且所采取的措施必须对这部分划入等级的档案的保护措施可以因地制宜地采取多种形式，以往不少档案馆将馆藏珍贵或重要档案放在设施配置较好的库房里保管，也有的将珍贵或重要档案用专柜单独精心保管，目的都是为了在现有条件下，使这部分档案得到尽可能地减少对这部分档案的危害。事实已经证明，这种区分重点分别进行保管的做法，无论是对档案安全来讲，还是对档案的有效管理来说，都是一种很科学的做法。《档案法实施办法》将这种方法作为各级国家档案馆必须采取的一种保管措施写进法规中，对我们全面实施科学的管理无疑是一个极好的推动。需要注意的是，上述规定强调了对这部分档案保护的重要性，《档案法实施办法》强调“应当”采取有效措施是带有强制性的，借口客观条件而对重点或珍贵档案不采取特殊有效措施加以保管并对这部分档案造成损失的，将受到法律的制裁。

四、加速档案现代化管理进程

　　管理措施第四项“根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备”，加速档案现代化管理进程是时代对我们的要求，档案工作实践中人们越来越深切地体会到，要最大限度地实施档案的安全保管和有效地利用档案，离不开档案管理的现代化。在这里，对“需要”和“可能”应该有一个正确的理解，“需要”包括两个方面的意思：一是档案部门在档案保管中需要采用先进的技术和手段来取代落后的管理技术和手段，以满足社会各方面建设对档案工作的要求；二是社会对档案利用的需要，不配置先进设施就无法满足档案向社会开放和公民对档案越来越多的利用要求。“可能”是指档案部门是否具有满足实现需要的条件，它也包含两层意思：一是有无满足需要的经济条件，二是有无满足需要的技术条件，前一层意思是说根据需要急需配备先进的技术设备，但财力不允许则需要就不能满足，后一层意思是说既需要也有财力保证，但由于人员素质跟不上需要或基础工作达不到先进设备的要求，仍然满足不了对先进设备的需求。对于本规定要深刻理解的内容是，在配置现代化管理的技术设备，一定要充分考虑“需要”和“可能”两方面的因素，而且应当将“需要”放在首位来考虑。现实中，有不少单位一方面受困于资金短缺，而另一方面却花了大笔资金买回了不能马上甚至不需投入使用的设备，使购进的设备长期不用，使先进设备闲置或未发挥作用即被淘汰，给国家和单位造成不必要的损失；还有一些单位急于实现档案管理的现代化，不顾技术与人员素质的实际可能，虽然购进了一些现代化管理的设备，但由于技术方面的原因，同样造成了设备和资金的浪费。另外，随着新技术的不断发展，有些新技术在其他领域适合但不一定同样适合档案部门，针对档案的特殊性，我们在决定引进任何一项新技术、新设备时都必须进行可靠性论证，以避免在使用新设备保管档案中因故造成档案损坏。

　　上述四项对档案管理措施的法律规定，是《档案法》及《档案实施办法》为全体档案工作人员及各级各类档案馆以及机关、团体、企业事业单位和组织的档案机构规定的法定义务及职责，我们必须自觉地去履行。各级政府和机关、团体、企业事业单位和其他组织都应加强领导，并从各方面给予支持，以保证档案工作人员认真履行其义务与职责，保证档案的安全完整，促进档案工作为我国的社会主义现代化建设和各项工作服务。