广东科学技术职业学院《档案实务》

讲义：文书档案

文书档案：是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党务、行政、财政、人事、业务管理等等。故又称党政档案。
文书档案广泛形成并存在于各类社会组织中，如：政府机关、企事业单位、社团、居委会、村委会等

第一章 文 件

文书档案与文件的关系：
文书档案来源于文件，是文件的归宿之一。
文件是文书档案的前身。
文件与文书档案是同一事物的不同阶段。

第一节 文件概述
一、文件
概念（内涵）：文件是法定机关、团体、企事业单位和个人在各种活动里，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
外延：公务活动形成的，包括收文、发文、内部文件等公文，以及私人活动形成的私人文件。形式也多种多样。
相关概念：文件 文书 公文
文件——大约出现于清末，沿用至今
文书——最早见于西汉，如《新书.过秦论》，“禁文书而酷刑法”。
公文——最早见于三国时代，如《后汉书.刘陶传》，“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文”
补：以上三词有时可以互换或通用

二、文件的分类
1、按使用范围分：
通用文件——各类社会组织普遍使用
专用文件——特定部门和业务范围内使用，有特定格式、程序、作用
通用文件→文书档案
专用文件→专业档案，
补：外交——照会、国书；司法——起诉书、判决书
2、按行文方向分：
上行文 如：报告、请示……
下行文 如：命令、指示、批复、通知……
平行文 如：函、介绍信……
3、按来源分：
发文——本单位拟制。包括外发文、内发文（内部文件）
收文——外单位来文
4、按密级分：
① 对外公开
② 国内公开 如：一般普发文件
③ 内部使用
④ 秘密
⑤ 机密
⑥ 绝密
5、按性质作用分：
① 规范性
② 领导指挥性
③ 公布性
④ 陈述呈请性
⑤ 商洽性
⑥ 证明性
6、按体式分：
红头文件——体式规范
白头文件
原始记录

第二节 公文
（通用文件）
一、公文的特点
1、法定作者
2、法定权威，现实执行效用
3、规范体式，法定处理程序

二、文种
《中国共产党机关公文处理条例》规定14种
《国家行政机关公文处理办法》规定13种
其他常用文种
1、规范性公文：
*条例 *规定 *办法 *细则 *章程 *规程 *制度
2、领导指示性公文：
*命令（令）:由行政领导机关发布，如：国家主席、国务院及其部委、各级政府
*决定：由法定会议、法定常设机构、机关首长发布
*批复：下行文，包含批转
*通报：用于表彰、批评、传达
*通知：可用于下行文、平行文，用途广泛，可用于批准、转发文件
3、公布性公文：
*公告：面向国内外，如：“关于在台湾海峡进行军事演习的公告”
*公报：如：……统计公报
*通告：一定范围内，如：关于禁放烟花爆竹……
4、陈述呈请性公文：
*请示：上行文，平行机关应用“函”，
*报告：分为汇报性、情况报告、建议性，上级可以不答复，但可批转
注：不能用“请示报告” ×
*议案：用于政府向人大提请审议事项，不可滥用
5、商洽性公文：
*函：上、下、平行文，不相隶属机关皆可用
6、证明性公文：
*证明
*介绍信
*协议合同
*会议纪要：一般会议的纪要不能直接下发，可用通知印发

三、体式（即文体结构）
（一）文体体裁：语体文，可以说明、记述、议论
（二）结构要素：
1、发文机关标志：即版头，如“珠海市人民政府文件”
2、发文字号：发文机关代字+年份+序号
如“珠府〔2002〕18号”
3、签发人：上报文件要求此项
4、标题：责任者（机关名称）+内容+文种
5、收文机关：主送（台头）+抄送
6、正文
7、附件说明
如：
××××××××××××××××（正文）。

附件：1.……
2.……
3.……
8、发文单位：落款
9、成文日期：领导签发或会议通过日期
大写汉字，如“二○○二年四月五日”
10、生效标志: 印章—用于正本
签署手迹—用于定稿、特殊文种
11、公文格式代码:一般不用
12、份号:便于登记清退
13、密级
14、缓急时限
15、收文处理标记:“收文章”—文件首页左上角（档号章居右）
GB未作标记规定
16、附注
17、主题词：规范化名词，便于检索
参考《公文主题词表》
18、印发说明
19、关于数字写法
注：数字大小写问题——除标题、惯用词语外，内文中表示数量、时间用阿拉伯数字；落款时间用汉字
20、文件用纸：GB—A4

第二章 文件处理

第一节 行文知识
一、行文关系
根据组织关系、本机关职权、地位、本机关与其他机关之间的工作关系而形成的文件往来关系。

二、行文方向及方式：
应根据行文关系和行文规则而定
如：下行文：可逐级、多级行文
上行文：逐级、多级、越级
平行文

三、行文规则
1、按行文关系选择行文方向和文种， 如“请示”与“函”
2、一般不能越级行文，除非举报上级或答复越级交办的事
例：湖北 李昌平
3、政府部门一般不得向下一级政府行文，部门内设机构一般不向外行文
4、联合行文：要明确主办单位，排名第一
5、主、抄送：主送要明确，机关一般不能直接向领导人行文，下发的重要文件应抄送上级
6、“请示”一文一事，主送一家，不能抄送下级，报告中不能带有请示事项

第二节 文件运转程序
公文的运转:
发文制作
收文办理

一、文件处理单
包括收文拟办单、发文稿纸，是文件运转过程中记录文件形成、办理过程及领导批示的签批单。

二、收文处理
1、签收登记：收发人员——签字、填盖收文章、收文登记簿
2、审核：办公室（秘书科、综合科）
3、拟办：办公室（秘书科、综合科）——建议、提示，以供参考
4、批办：领导——批示
5、承办：具体科室或人员——执行、办理
6、催办：办公室（秘书科、综合科）
7、签注：承办人——注明办理情况结果

三、发文程序
1、拟稿
注：使用耐久的纸张载体、书写材料
2、核稿
3、签发：领导——写明意见并签名，形成定稿
4、复核：办公室
5、缮印
6、用印：单位或签署领导印章
7、发文登记簿

四、稿本
1、草稿：无领导签署，一般不归档，重要或特殊文件草稿需保留归档
2、定稿：草稿经领导签发或讨论通过形成定稿—必须保留归档
3、正本（副本）：必须保留归档
4、试行本、暂行本、修订本、不同文字稿本——都有法律效力

第三节 文件归档
一、概念
1、归档：各机关、团体、企业、事业单位在文件办理完毕后，按有关规定将确定为档案的文件向档案室或档案人员移交的过程。
2、归档的意义
归档
文件——→档案
归档：是文件向档案的转化标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
3、文件与档案的关系
部分文件→档案←其他原始记录
*文件本质：信息传递工具
*档案本质：原始记录性

二、归档范围
（依据国家档案局2006年第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）
（一）机关文件材料归档范围
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
注：本机关制发的文件——发文——归档的收集重点
（二）机关文件材料不归档的范围
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

三、归档工作方法
1、严格登记——计算机登记，或收、发文登记簿
2、随时归类
3、及时检查
4、“账外”文件的收集
“账”——收、发文登记
账外：*外出带回的——重点：领导
*直送承办部门的——重点：业务科室
*内部文件——重点：综合部门，如：规章制度、会议记录、图表、名册、书刊、会议材料等

四、归档时间
最迟次年6月之前
具备条件也可以随时归档

五、归档要求与手续
齐全完整、系统科学、优质精练、及时迅速、手续完备

第三章 归档文件的整理

整理方法1：立卷——形成并长期运用于手工管理时代，是归档文件的传统整理方法，但并非唯一方法
整理方法2：单件归档——适用于计算机管理单位

第一节 立卷
一、概念
立卷：文件→案卷
案卷：是由若干互有联系的文件构成的组合体，是档案基本保管单位。

二、立卷的作用
维护安全——便于手工管理
保证联系——便于手工检索
管理基础——以“卷”为基本统计和保管单位

三、立卷原则
遵循形成规律和特点——按其历史原貌
保持有机联系——同一问题，同一案卷
区分不同价值——价值相近可组为一卷
便于保管利用——立小卷

四、立卷的方法步骤
1、收集
范围：收文+发文+内部文件
要求：齐全完整
2、分类
（1）年度—内设机构—保管期限
类名：机构名称
例：某单位2005年文书档案
办公室— 永久 30年 10年
监察科— 永久 30年 10年
法规科— 永久 30年 10年
业务科— 永久 30年 10年
适用范围：机构明确、稳定、职能清晰的大、中单位
（2）年度—问题—保管期限
类名：问题名称
例：某单位2005年文书档案
行政类— 永久 30年 10年
业务类— 永久 30年 10年
人事类— 永久 30年 10年
适用范围：机构不明确、多变化、职能不清晰或小单位
3、组合成卷
组合方法：内容组合、文件名称组合、工作活动组合、问复问题组合、其他组合
4、卷内文件排序
5、卷内文件编页号
6、填“卷内文件目录”
7、填“备考表”
8、拟案卷标题
9、装订案卷
10、案卷排列
案卷排列就是固定全宗内各案卷之间的排放顺序，按照保管期限分别排列。
11、编制案卷号
编制方法：给每个案卷编定一个固定的号码，三个期限分别编流水号，形成三条流水号
12、填写案卷封面
13、填“案卷目录”
不同期限分别按顺序填写
14、案卷装盒
15、上架排列

五、档案目录
1、编制目录：目录硬夹+立卷说明＋案卷目录＋卷内文件目录
2、编目录号
例：
2003年——A1?1 A2?1 A3?1
2004年——A1?2 A2?2 A3?2
2005年——A1?3 A2?3 A3?3
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第二节 单件归档
（立卷改革）

一、改革的指导思想
“简化整理，深化检索，提高效率，方便利用”

二、改革的内容和方向
内容：取消立卷，顺其自然，单件归档（“件”——单份文件）
方向：案卷级管理→文件级管理
方式：手工管理→文件条目的计算机管理（必须可提供多种途径，多种方式，全方位的检索）→全文的计算机管理（扫描、录入）

三、本方法的适用范围
目前原则上用于文书档案
注：原已立卷的不再改变

四、本方法的前提条件
计算机+优秀软件（国家档案局推荐）

五、归档文件整理规则
1、收集
范围：收文+发文+内部文件
要求：齐全完整
2、区分年度
原则上按形成年度归档
3、分类
A．年度——保管期限
B．年度——机构——保管期限
注：机构的含义：指本单位内设机构、非文件发文单位
4、文件排序
不同期限分别排序
同一期限内，原则上按时间先后排序（理论上讲不必排序）
注：归档文件的排列问题。为便于归档文件的集中调阅及特殊情况下的手工检索，同一保管期限内的归档文件，应尽可能按照职能、问题、关系、责任者、文号等特征进行排列，使文件排列尽可能有规律可循。
5、以“件”装订
? 装订方法：先拆掉铁钉等金属物，防止生锈，再用棉线、或白乳胶、或不锈钢钉等方法装订
6、页码
注：归档文件的“页数”，指归档文件的有效页面数。被转发文件、文件的附件、予以保留的文件处理单、文件定稿等，不论其页面大小、不论原有页码如何编制，均应一并计算总的有效页面数，并打印在文件每页上。
7、编档号
逐件填盖档号章，文件首页右上方或上方
档号内容：
*全宗号:指立档单位的数字代号，如“235”；
*类别号:档案门类的代号，如“A”(文书档案)；
*期限：如“永久”、“30年”、“10年”；
*年度：指归档年度，如“2006”；
*机构：指立档单位内设机构，根据分类方法决定是否填写；
*件号：以年度为界，每个期限必须从1编起，不能跨年度连续编号。例：
1998年 1999年
永久：1、2、3……85。 永久：1、2、3……94。
30年：1、2、3……60。 30年：1、2、3……88。
10年：1、2、3……234。 10年：1、2、3……354。
8、计算机录入并打印“归档文件目录”
9、装盒
分开期限按件号顺序装盒，并填写盒面各项。
10、上架排列

六、档案目录
硬夹+归档说明+归档文件目录

第四章 文书档案的鉴定与移交

第一节 文书档案鉴定的原则与方法
一、文书档案鉴定
指对档案保存价值的鉴定。

二、文书档案鉴定的基本内容
制定鉴定的原则与标准；划分保管期限；对保管期满失去保存价值的档案进行销毁。

三、文书档案鉴定的原则
从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，确定档案的价值。
*总的指导思想和基本标准——从国家和人民的整体利益出发
1、全面的观点 例：孤本与普发文件
2、历史的观点 例：小岗村土地承包 文革档案
3、发展的观点 例：名人档案 票证收藏 家庭档案
4、效益的观点 例：定期10年 收文

四、鉴定档案价值的方法
档案价值决定因素：档案自身特点、社会利用需求
自身特点包括：来源、内容、作者、时间、名称、文本、外形特征等
社会利用需求包括：社会需求方向、社会需求面、社会需求时间

第二节 文书档案鉴定的几个阶段
收集阶段——判断是否归档
整理阶段——划分保管期限
档案室鉴定——移交确认、销毁确认
档案馆鉴定——去粗存精 如：明清档案不准销毁

第三节 保管期限表及保管期限的划分
一、档案保管期限表
用表册的形式，列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件。是档案室、档案馆鉴定档案价值、确定保管期限的依据。

二、文书档案保管期限的划分
（以《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为准）
永久、定期二种，定期又分为30年、10年。
*永久保管的档案：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。
*定期保管的档案：反映本单位一般工作活动，在一定时间内对本单位有查考利用价值的档案。

第四节 鉴定工作的组织与制度
1、档案鉴定工作的组织领导：成立鉴定工作领导小组；
2、健全制度：归档范围、保管期限、销毁制度。
3、销毁程序与方法：填写销毁清册，请示与审批，监销。

第五节 档案的移交
一、移交对象
（单位）档案室——→（国家）档案馆

二、移交内容
期限为永久、30年的档案

三、移交时间
在本单位保管满10年后（市县级单位）

四、要求
1、档案齐全完整
2、经过系统整理
3、档案目录：纸质目录+计算机数据
4、其他检索工具、参考资料
5、办理交接手续