|
讲义：计算机应用与电子文档管理
第一讲 计算机应用的基本要素
一、应用现代技术和科学思想实现档案信息化
收集档案是以档案信息的价值大小为依据决定收集的，而档案信息的收集是以收集载有档案信息的物质实体来完成的。这是传统档案管理工作的基础，档案工作都是围绕着这一基础展开,收集、立卷、归档、整理、著录等等。
保存档案的目的就是为了利用, 大多数情况下是利用档案信息，而当档案作为凭证利用时，向利用者提供档案原件实体的作用，实际上是在档案信息内容的基础上，向利用者增加提供了档案的原始性和真实性信息。在整个档案利用过程中，信息的利用是占主导地位，因此，档案管理的全过程，应服务于档案信息的利用。
信息化是现代科学技术发展的重要标志,信息化建设的基础是以现代科学技术和现代科学管理。信息化建设是以全社会信息化为目标的系统工程，档案信息化建设则是社会信息化系统工程中众多子系统的一个子系统。
档案信息资源又是社会诸多信息资源中重要组成部分，它承载着历史、承载着真实、承载着人们社会活动的各种信息。目前，其信息形态和存在形式发生了很大的变化，档案信息不仅存在于纸张上，还可以在磁带、磁盘、光盘上，更可以跨越时间、空间的约束，瞬间传递到远方。
这一系列的变化，要求档案管理适应现代科学技术的发展，应用现代科学技术管理好档案信息资源，做好电子文件、档案向公众利用服务。
在档案管理过程中，存在着两种运动过程：一种是信息流运动，一种是物质流运动。
档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案内容的数字化信息管理，并以数字化信息为主要形式向社会提供利用服务为重点的转变过程。在这一转变过程要不断地采用现代信息技术装备部门， 从而极大地提高档案管理和利用的现代化技术水平。
这些技术包括计算机技术、网络技术、信息技术等诸多先进的自然科学技术，包括系统工程、现代科学管理方法等软可行技术。把这些先进的技术方法应用到档案管理工作，开创档案工作的新局面。
如：应用信息技术理论和方法管理档案信息；应用系统工程理论和方法，在建设档案信息化进程中，从系统的范畴综合考虑实施管理措施，追求系统的最优化。
著名管理学家斯蒂芬?¤P?¤罗宾斯博士给管理下的定义是：?°管理是指同别人一起，或通过别人使活动完成得更有效的过程。
信息技术的发展，信息化建设给档案管理工作带来压力和挑战，也带来动力和机遇，档案工作者要面对压力和挑战，积极地学习现代科学技术知识，运用现代科学技术手段，抓住机遇，推动档案信息化进程，使档案管理工作融入社会信息化发展。
完成这一过程需要档案工作者付出辛勤的劳动，需要经过长期的发展过程，并将引发档案管理模式的变革。
二、正确认识档案信息化的重要性
信息管理学的信息类型：
按照信息的发生领域分：有物理信息、生物信息和社会信息。按照信息的表现形式分：有消息、资料和知识信息。
按照主体的认识层次分：有语法信息、语义信息和语用信息。语法信息：认识主体感知事物运动状态及其变化方式的外在形式；语意信息：认识主体领会事物运动状态及其变化方式的逻辑含义；语用信息：认识主体判断事物运动状态及其变化方式的效用。语法信息、语意信息、语用信息构成认识论层次上的全部信息，即全信息。信息运动过程为一个循环的过程：信息产生、加工、存储、利用,产生新的信息。信息运动过程中，大量有价值的信息流向存储环节保存，形成社会信息资源的一个部分。
档案工作承担着信息存储、利用的重要职能。档案管理工作是信息化建设的重要组成部分，档案工作者应充分认识到信息时代档案管理的重要性，管理好电子文件、电子档案。
把档案信息化工作纳入地区信息化建设的总体规划中；把电子文件收集、归档、存储、利用工作纳入本单位自动化，信息化建设的总体规划中。
三、质量因素与档案人员素质
1.质量因素
计算机是按照人的指令工作的机器
计算机是由计算机技术人员通过编制好的程序集，给计算机发出各种指令，由计算机完成一系列的操作。无所不能的应是人，不是计算机。对于简单、重复性工作计算机实现起来比较容易，对于复杂的工作，计算机实现起来会受到当前技术条件、资金等客观因素的影响。
计算机仅仅是档案工作者进行档案信息化建设的工具，任何认为计算机可以无所不能，或计算机很神秘的想法都应改变。档案工作者应对计算机技术有较深入的了解，这样才能把计算机技术和档案管理工作有机的结合起来，才能搞好档案信息化建设。
应用计算机管理档案，无论是管理档案目录信息，还是管理电子文件，档案人员的责任心至关重要。因为计算机是一台机器，它只能机械地执行程序操作指令，计算机的智能化程度还无法与人的大脑相比，档案管理工作中有许多工作需要进行逻辑思维的工作计算机目前无法胜任。
计算机管理电子文件、档案，其前期数据整理工作质量要求高，且随着信息化程度的提高，质量要求呈现处提高趋势。
档案信息化建设计算机应用是基础，然而，档案信息化建设不是说有一台计算机，有了计算机网络系统，有了一个很好的档案管理软件或信息管理系统就可以用计算机管理好档案了，就可以搞好档案信息化建设了。还需要档案工作者付出大量的、高质量的劳动，发挥人和计算机各自的优势，利用计算机的特长，人与计算机优势互补才能管理好档案。
同时，档案人员付出的劳动是高效的，只需付出一次劳动，输入文件档案的原始数据，以后这些数据被计算机程序反复的使用，而产生出不同的应用效果。如：查找文件档案，输入检索词，计算机很快地完成检索，编制档案目录输入编目条件计算机自动完成等等。 这些工作的全部基础就是输入数据库的文件、档案数据信息。
因此，输入数据库的文件档案的原始数据的质量至关重要。输入计算机的原始档案数据的完整性、准确性，直接影响计算机管理档案的质量，影响计算机检索档案的查准率和查全率，影响计算机管理档案的效果。
档案数据的准确性
必须保证档案数据的准确性。档案数据的准确性包括档案文献原始数据的准确性和档案文献内容特征数据的准确性。
档案数据的充分性 充分是要求标引档案文献的特征数据系统地反映档案文献主要内容信息的特征；
档案数据的必要性 必要就是要求标引的各项特征数据都具有单一性且都是必需的。
档案数据的规范化 计算机在检索时只会机械地检索。
2.人员素质
档案信息化建设，先进的计算机软硬设施等高新技术是硬条件，应用科学的管理方法，合理的技术措施等是软条件，但仅靠优良的硬件和软件是不能搞好档案信息化建设，还需有熟练掌握现代技术的高素质档案管理人才，软硬兼施才能取得档案信息化建设的最佳效果。
1997年5月,当国际象棋冠军卡斯帕罗夫第二次与美国国际商用机器公司的超级计算机深蓝±的人机大战,以卡斯帕罗夫战败而告终。
深蓝?±与卡斯帕罗夫之战不是人脑与电脑之战，而是一群人利用工具与不利用工具的棋王的比赛。因此，与其说卡斯帕罗夫与深蓝计算机对弈,不如说卡斯帕罗夫在与国际商用机器公司的计算机专家们对弈。
深蓝±计算机取胜依赖于两个条件：
其一、计算机专家设计的计算机软件系统，其二、满足该计算机软件系统性能要求的硬件设备，这两个条件都依赖于人，软件系统由人编制，硬件系统由人设计制造。
2001 年档案管理软件应用问题情况调查表明：
应用效果差异很大。
人工管理档案的条件下，编制档案目录，档案工作者只需要掌握档案专业及了解相关专业知识就可以了。应用计算机管理档案除了上述知识以外，还需要学习计算机知识，掌握计算机操作技能和简单英语。
档案信息化建设使档案工作者遇到一些新问题、新技术，需求档案工作者不断学习、掌握新知识、新技术，才能适应快速发展的档案现代化事业的要求。
以您高度的责任心和您聪明的才智，高质量地从事档案信息化工作。
本 讲 重 点
1.档案管理工作是信息化的重要组成部分。
2.档案信息化建设需要现代技术和思想。
3.计算机是现代化建设的工具。
4.人的因素是信息化建设的保证。
5.信息化工作质量至关重要。
第二讲 基本技能与相关知识
一、基本技能要求
1. 对计算机的基本知识、结构，部分相关硬件特点有所了解。
掌握基本术语，如：文件、文件夹、路径、存储容量等；了解硬盘、光盘、软盘、U盘的存储特性。
一张软盘的容量为：1.44MB 主流U盘的容量在128MB～2GB之间
一张CD光盘的容量一般为：700MB 一张DVD光盘的容量一般为：4.7GB
目前计算机主流配置的硬盘的容量在120～200GB之间。
2.可以熟练操作计算机，建立文件夹，进行文件的复制、移动、删除等多种操作。如：用鼠标拖动就可以复制或移动文件。
掌握备份刻录文件、磁盘、光盘的操作方法等。
3.基本了解数据库技术基础知识。
熟练掌握数据检索的基本知识和操作操作技能，可以运用数据检索的扩展功能，进行较复杂的数据检索。
人们通常所说的?°数据库?±，实际上指的是数据库系统。一个完整的数据库系统一般由应用程序、数据库管理系统和数据库三个部分组成 。
数据库是数据库系统的基础，通常数据库的结构包括：物理（存储）数据库、全局逻辑数据库和局部逻辑数据库。
物理数据库好比档案管理的档案柜或档案库房，逻辑数据库如同建立的档案目录和专题目录，借阅档案首先通过这些目录查找，然后到档案柜或档案库房中调用。
数据，一般意义上是客观实体的属性值，是人们用来反映客观世界而记录下来的可以被鉴别的符号。数据是语言、文字、图形、声音等有意义的组合，需要指出的是，这里的数据与?°数?±是不同的概念，数据不仅仅包括描述事物数量的数值数据（即?°数?±），还包括更多的非数值的数据。
单位新来档案员的有关数据，姓名张××、女性、体重４８公斤、身高1.６８米、广东人等。这里除了1.６８米、４８公斤是数值数据外，还有姓名、女性、广东人等文字数据，小张的照片、声音都可以成为数据库中的数据 。
信息，是客观事物的特性在人们头脑中的反映，是数据通过人的头脑加工，而反映客观事物的潜在存在方式、运动状态与相互联系的特征。
通过头脑的加工处理可得到这样的信息：身高、体重、性别反映出，小张作为女性个子已算很高的了，但也比较苗条等。
档案卷内目录纸
记录，向数据库中输入数据如同填写二维表一样，向数据库中输入一行数据称之为输入一条记录。
字段，关系型数据库二维表的每一个列项目称为字段，表头的栏目名称，称为字段名。
从一堆杂乱无序的文件堆中查找文件只能一份一份地查找，查找过程速度慢效率低。
计算机可根据一个或多个检索条件同时与数据库中的数据进行比较判断，迅速选取出符合检索条件的数据。档案管理软件实现档案数据检索的方法通常有：
精确检索：检索词与数据比较时，检索词与数据完全匹配，才能认可符合检索条件。
模糊检索：检索词与数据比较，检索词包含在数据中，就认为符合检索条件。
多条件检索：多个检索条件组合检索。
在多条件检索中,数据库是采用逻辑代数的逻辑运算,确定检索条件之间的两种逻辑关系：
?°与?± 关系，是逻辑代数的逻辑乘运算，以?°*?±或者 ?°and?± 表示。对于任意两个检索条件：
?°或?±关系：是逻辑代数的逻辑加运算，以 ?°+?± 或者 ?°or?± 表示。对于任意两个检索条件：
其它常用的检索比较条件还有：
大于 （ ＞ ）小于 （ ＜ ）等于 （ ＝ ）大于等于 （＝ ）小于等于 （＜＝ ）
多条件检索可大大提高数据库检索数据的查准率和查全率。计算机可实现多条件检索比较灵活，检索条件可以设定多个。
如：在题名数据项输入检索词?°计算机?±，同时在档案完成时间项中，设定?°＞200５年?±，检索显示结果为：
档案题名中含有?°计算机
时间为200５年以后的档案
4.可以熟练的应用文字处理软件进行文字编辑，了解国家规定的公文编辑格式要求，编辑出符合规定的电子公文。并应该基本了解如何妥善保存电子文件，基本了解如何检查电子文件的格式、容量、存储时间，基本了解如何进行电子公文的格式转换等。
按照GB/T9704-1999国家行政机关公文格式排版，需将文件的标题定为2号小宋体字，显示在行的中间位置，文件的正文用3号仿宋字，自然段落的第一行空两个汉字的位置，正文段落的起止信息等。
如：金山WPS2003,微软的WORD2003都可以在文件菜单中查看编辑文件的属性。
如：金山WPS2003,微软的WORD2003都可以另存为支持的文件格式。
5.可以熟练的在互联网中查找资料、文件、档案，通过网络访问档案网站。
基本了解互联网搜索引擎查找资料的方法。 可以熟练的利用互联网中收发电子邮件等。
本 讲 重 点
1.基本术语，文件、文件夹、路径、存储容量等；
2.基本操作，文件复制、移动、删除等多种操作；
3.数据库，数据、信息、字段、记录，以及?°与?±、?°或?±逻辑关系的含义；
4.检查电子文件的格式、容量、存储时间，电子公文的格式转换等；5.搜索引擎使用方法，电子邮件收发方法。
二、相关硬件基本知识概要
1. 打印机和打印字迹
常用的打印机有：针式打印机、喷墨打印机、激光打印机3种。
档案部门应对打印机打印字迹的耐久性引起足够的关注。
喷墨打印机是通过打印头上的一组喷墨嘴（128或256个）将极微小的墨水滴喷到纸上，墨水被纸张吸收，完成打印。
彩色喷墨打印机可打印彩色图形，但要打印色彩效果较好的图形，还需喷墨打印机专用纸张。
喷墨打印机打印效果居中。
喷墨打印机由于其价格在打印机中最低，主要应用于家庭和普通办公，但其喷墨的墨水是特制专用的，且墨水价格较高，加之喷墨打印机的墨盒容量很小，只有几毫升到十几毫升，使打印成本较高。目前，市场上对爱普生品牌的喷墨打印机可以配制连续供墨系统，可以大大降低打印成本。
喷墨打印机字迹的耐久性取决于墨水，其字迹的转移方式是以较耐久的吸收方式，但字迹属不耐久。
喷墨打印机的墨水大多数是水溶性的染料墨水，少数墨水是颜料墨水。染料墨水喷墨字迹不耐光、不耐潮、不耐高温，易扩散。
喷墨打印的字迹的耐久性不能简单判定，要了解所使用的喷墨墨水的耐久性。同是喷墨打印机，但不同品牌的喷墨打印机或同一品牌的喷墨打印机，所使用的喷墨墨水性质不同都会对字迹的耐久性产生影响。一般来说，染料墨水的耐久性低于颜料墨水的耐久性，彩色喷墨字迹的耐久性低于黑色喷墨字迹。湿度越水溶性墨水的耐潮湿性差，油溶性墨水耐高温性差。
爱普生C63、C65彩色喷墨打印机，采用恒彩防水耐光墨恒彩防水耐光墨，不是普通喷墨打印机使用的染料墨，而是爱普生新开发的颜料墨。着色剂含有耐光和耐气的材料，具有良好的耐光性，可使鲜艳的色彩在打印后保持很长时间。其打印输出结果在打印后可保持色调达70年以上。
C63字迹耐久性效果
激光打印机类似于复印机，都是将文字或图形成像在感光硒鼓上形成静电潜影，再使静电潜影转换为墨粉影像后转移到纸张上，最后加热定影使墨粉固着在纸上。激光打印机打印效果好，但打印成本也较高。彩色激光打印机可打印彩色图形。
激光打印机使用的墨粉的主要成分是：碳黑、颜料或染料，热塑性树脂等。黑色墨粉的色素主要是最为耐久的碳黑，热塑性树脂经过加热将墨粉固结在纸上。激光打印机的字迹是由热塑性树脂固结粘附在纸张的表面，其耐高温、高湿性优于喷墨打印机和针式打印机，而耐摩擦性不如前两者。
保管有激光打印机字迹的档案时注意不要将档案长时间重压，实践中发现长时间重压可能造成档案纸张的粘接，对档案造成损坏。也不要使用塑料档案装具，避免产生化学反应。
彩色激光打印机，以其几千元的价格开始进入应用阶段，但价格还是偏高。彩色激光打印机打印彩色图像、图形和表格时，对彩色的合理分配是完全不同的，品质优良的彩色图像效果，不一定能获得很好的彩色图案、图形和表格。在选择彩色激光打印机时，首先要了解设备在彩色输出方面所拥有的彩色打印新技术和软件功能有多少， 以及这些新技术与新功能是否适应自己彩色打印的需求。
针式打印机是传统的使用最普遍的计算机输出设备，针式打印机通过打印头上的一组钢针（通常是24根针）撞击色带和纸张，将色带上的颜色转移到纸上。针式打印机的优点是结构简单，维护、打印成本低，但打印质量差，打印字体锯齿现象明显，且打印速度慢，噪声大。
针式打印机字迹的耐久性是由色带决定的，色带是用油溶性的有机颜料或染料与凡士林、甘油调制成浆状物，浸染尼龙布条制成。不同的色带厂家使用的色素成分不同，打印字迹寿命有差异。由于凡士林或甘油在纸张上会发生油渗现象，使打印字迹上的颜料或染料随之扩散，严重的扩散会使字迹模糊。针式打印机字迹属不耐久的字迹，易扩散，
温度越高扩散越严重。
2.扫描仪可将写、印在纸上的文字信息、图形、照片等输入到计算机。数码照相机也可以通过翻排把文字、图形输入到计算机，更可以把拍摄到的照片直接输入到计算机。但输入到计算机中的全是图像文件。
顺治皇帝遗诏
分辨率（DPI）是衡量扫描仪性能的主要指标之一，分辨率高说明扫描仪的扫描精度高，输入计算机图像信息质量就高。扫描档案文字信息扫描精度在75到300DPI左右即可，使用精度在600DPI以下扫描仪就可以满足要求，扫描档案照片扫描精度在300到1200DPI之间选择。
象素是衡量数码照相机的主要指标，300万象素以上的数码照相机可以比较清楚的拍摄文字信息。
3. 存储载体
内存：是计算机运行的必备部件，内存容量大计算机运行速度快。许多软件运行提出内存最小配置要求，特别是计算机操作系统，若内存较小运行WINDOWS XP将十分缓慢。目前，内存的主流配置是256MB、512MB、１GB。
硬盘驱动器：通常称为硬盘，是计算机配置的极为重要的外存储设备，硬盘存储的容量大，存储容量大约在120GB到320GB之间，是外存储设备中读取速度最快的，硬盘的性能稳定，数据安全性较高，是计算机不可缺少的外部设备。硬盘都是采用全密封结构，它的盘片和驱动器是设计在一起，密封在一个超净的容器里。硬盘固定安装在计算机的机箱里面，在机箱外部看不到。
闪存盘、存储卡、移动硬盘：这些都是近几年普及的新型存储设备。闪存盘和存储卡存储容量从128MB到几个GB，存取速度快于软盘，低于硬盘。移动硬盘的存储容量大约在十几GB到几十GB之间。都可以通过USB接口与计算机连接传输数据，可以很方便的进行数据存储、转移等。
光盘 CD-R 80格式的光盘，容量为700MB，还有一些小光盘容量在175MB, 光盘分只读光盘，一次写CD－R和可擦除光盘CD－ W。
DVD光盘的容量为4.7GB，但DVD光盘的规格比较多，存在兼容问题，原因是DVD刻录格式标准在多家大公司争执下难分高低。DVD的主要规格有：DVD-RAM、DVD-RW、DVD＋RW 。
DVD-RW、DVD＋RW同时定位在消费类电子产品及电脑储存用
在选用DVD时应注意其驱动器和盘片的规格。同时也要密切关注DVD技术的发展变化，避免使用DVD光盘存储的数据因光盘规格变化而丢失数据。
金盘，是基于酞菁染料开发出来的产品。酞菁染料具有较高的稳定性，对室内和室外强光均不敏感。实验结果表明CD-R金盘的使用寿命超过100年，CD-R金盘适于可靠地长期保存数据。但是金盘的成本比较高，为了降低生产成本，目前许多CD-R盘生产厂使用银反射层，使酞菁染料的淡黄色与反射层的银色混合后，使记录面呈白金色，
因此这种CD-R盘被称为白金盘。
计算机硬件与档案相关的知识较多，其中部分是其它行业、专业不关心的问题，档案部门却要十分关心，且要提出合理的对策，这就需求档案工作者积极主动努力收集有关的技术情报，学习相关的知识，才能具备从事档案信息化建设的基本条件。
学习和掌握基本的计算机基础知识，对于档案工作者是必须的，也必然会取得事半功倍的效果。
本 讲 重 点
1.要求熟练掌握操作系统的基本操作，进行文件管理操作。
2.要求对计算机硬件知识中，与档案相关的知识、技术有明确的认识。
3.考虑3种打印机形成纸质文件、档案的保存方法。
4.考虑光盘的选用和保存。
三、档案管理软件简介
开发一个档案管理软件很容易，但开发一个优秀的档案管理软件则很不容易，要使档案管理软件被广大用户接受，并使其技术水平长期保持在领先的状况，则需要付出艰辛的劳动、技术水平和实力，以及为档案事业奉献的精神。
优秀档案管理软件是由专业的计算机软件公司开发，并通过档案管理部门对软件的功能、兼容性、运行速度、易用性、容错性、安全性、数据结构的合理性等多方面进行性能测评，得到认可的档案管理软件。
广东省在国家档案局测评优秀的基础上，通过招标、考察确定可在广东省推广的档案管理软件。
在选择推广档案管理软件时，通过调查并征求用户的意见，从软件性能、售后与升级服务、公司经济与技术实力三个方面考核。
珠海泰坦计算机系统有限公司
目前档案管理软件应该由条目管理向电子文件管理，文件档案全信息管理发展，向系统信息化发展，成为单位、地区信息化建设的组成部分。但档案条目管理仍然档案信息化建设扶持重要的的基础性工作，还应该充分注意条目数据的准确性，如：主题词标引、数据格式规范等问题。
其中，主题词标引有人工标引和计算机自动标引两种做法。
人工标引的过程为：审读档案题名分析归纳或查阅档案正文分析归纳，提出主题词，然后根据主题词表规范后，正式标引出主题词。
计算机自动标引是通过对档案的题名进行分析，从题名中切分抽词，并把切分出的词与存储在计算机主题词库中的主题词进行比较，命中则标引出主题词。
忠告：使用档案管理软件应严格按照档案管理的要求，按照软件的规定，高质量的完成档案条目信息的输入工作，杜绝?°豆腐渣数据?±，是您的劳动成为建设档案?°信息大厦?±的坚实基础。
应用信息技术管理档案信息，是档案管理工作发展的必然趋势，学习和掌握信息管理技术是档案工作者应具备的基本技能。
第三讲 元数据与电子文件管理
一、电子文件的元数据管理
元数据：国际标准ISO15489《信息和文献——文件管理》将元数据定义为“描述电子文件内容、背景、结构信息和及其整个管理控制过程的数据” 。
元数据元素集：是指需要捕获的所有元数据元素的集合，简称元数据集。
档案著录：《国际标准——档案著录规则（总则）》[ISAD(G)]（第二版）定义为?°通过获取、分析、组织和记录用以识别、管理、检索和解释档案、档案形成背景以及文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及成果?±。
在电子文件管理中，可以将元数据理解成著录信息。具体说来，就是将元数据元素理解成著录项目，将元数据元素的值（value）理解成著录项目的值/数据，将元数据格式（format）理解成著录条目的格式，将元数据的管理理解成著录信息的管理，将元数据的保存、维护、移交理解成著录信息的保存、维护和移交。
二、元数据的作用
元数据提供了对电子文件的全面描述，元数据描述了电子文件从开始形成，经过加工处理，到形成电子文件正本，到存储保存，到移交归档，所有与电子文件有关且具有保存价值的信息。因此可以说：?°元数据是电子文件数据的数据?±。
记录电子文件的生命周期全程的数据；提供电子文件信息的组织和查询的数据；
记录电子文件管理控制的数据；记录保障电子文件的真实性措施的数据；
记录保护电子文件的完整性措施的数据；记录保证电子文件的长期可读性的数据；
三、元数据的类型
标识类 内容类 结构类 背景类 期限和条件类 管理类
管理型 描述型 维护型 技术型 利用型 其它
记录性元数据
文件流水号 文件制发者赋予文件的顺序号
责任者 对文件负有责任的单位或个人
文件形成
单位名称 文件的制发机关名称
文件生效
时间 文件形成生效时间
题名 文件作者赋予电子文件的标题
附件题名 电子文件中含有附件的题名
主题词 描述文件主题内容的规范化的词或词组
稿本 同一文件在撰写、审核、印制过程中形成的形式、内容、作用有所不同的文稿
承办 文件起草或承办人与部门
承办时间 文件创建或起草时间
审核 文件审核意见与审核人
审核时间 文件审核时间
签发 文件生效签署者与签署意见
关联 电子文件中链接其它电子文件，或不同电子文件组合之间的联系
最后修改
时间 电子文件最后修改的时间
文件大小 电子文件存储的字节数
文件字数 电子文件存储的字数
安全设置 电子文件产生、传送过程的安全措施信息
移交操作者 电子文件移交单位操作人
接收操作者 电子文件移交接收单位操作人
接收
单位名称 电子文件移交接收单位
环境性元数据
存储载体 电子文件备份存储的载体编号与位置
类别与格式 电子文件存储格式类别与格式
应用软件
环境 电子文件生成的应用软件名称与版本号
系统环境 文件生成软件运行的操作系统及版本
管控性元数据
全宗号 档案馆分配给每个立档单位唯一的档案全宗代号
密级 文件保密程度的等级
保管期限 根据档案的价值确定的电子文件应该保
存的时间
电子文件名 电子文件的存储名称
存储位置 电子文件存放位置的标识
开放审核 确定文件是否向社会开放
利用次数 电子文件被利用次数
处置 用以记录电子文件备份、转换、迁移、销毁的处理过程
四、元数据的获取
电子文件的元数据获取应采取?°自动获取（捕获）为主，人工输入为辅的策略?±。
电子文件的元数据是在电子文件形成的过程中产生出来的，通过计算机技术?°捕获?±已经产生的元数据，不仅大大地提高了电子文件管理的效率，而且，避免了人工输入的差错，有效地保证了元数据的质量。
电子文件管理包括：
电子文件信息内容管理;电子文件元数据的管理。
电子文件管理原则
1 真实性原则 2 完整性原则 3 有效性原则 4 全程管理原则 5 前端控制原则
电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是数字信息为特征的文件。管理电子文件则要遵循“数字信息”和“文件”的特性实施管理。
管理电子文件要以科学、合理的管理规范和技术措施相结合实施管理。
真实性原则
电子文件的真实性是指文件的内容、结构、元数据信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变的。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。
电子文件的真实性是一个复杂的非常而困难问题，涉及计算机软件技术，硬件设备和人为因素等方面的问题，保证电子文件的真实性，需要以科学、严谨的态度分析研究，通过制定合理、严格的管理制度和操作规范，以及科学可行的技术措施来保证。
完整性原则
电子文件的完整性涉及：完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件；完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关结构、元数据信息。完整性是电子文件价值的重要保障，是电子文件管理工作的重点之一，也是电子文件管理工作的难点之一。
保证电子文件的完整性需要在了解电子文件的特性和电子文件的构成结构的基础上，通过管理和技术方法实现，要根据电子文件产生的环境提出科学的管理方法，提出合理的技术要求。
有效性原则
电子文件的依赖性决定了电子文件管理工作必须保证所保存的电子文件都可以人能够识别、理解的方式输出，并保持电子文件内容信息的真实性。若保存的电子文件无法还原输出，无论电子文件的信息的价值有多大，则失去了其存在的意义。
影响电子文件有效性的因素有：
硬件环境，如计算机硬件、信息存储设备软盘等，存储在淘汰的设备上的信息是无法读取的。
软件环境，由于系统或应用软件的升级或淘汰，可能因软件的兼容性而无法读出；人为因素，造成载体损伤，感染病毒，未保存相应的软件等因素，都有可能造成存储的信息无法读取。
全程管理原则
传统的档案管理工作主要是对文件归档以后进行管理，文件管理和档案管理分为两个相对独立的系统运行。
电子文件若也是待归档后才进行管理，则有可能有相当数量的电子文件尚未归档就已经丢失；有可能归档的电子文件因相关的数据未能一同归档，而无法利用；有可能归档的电子文件因其真实性、完整性未得到保证而使归档电子文件的利用价值大大降低。
电子文件的管理应从电子文件产生就开始收集电子文件的相关信息，对电子文件运行的产生、流转、保管、利用每一个过程都进行监控，实施科学、有效的管理，这样才能保证电子文件的真实性、完整性和可读性。同时，要应用系统管理的思想，分析电子文件运行、管理的全过程，优化每一个管理过程，使电子文件管理的全过程达到整体最优，这样才能做到高效、高质的管理。
前端控制原则
通过对电子文件的前端控制，到达更好地确保电子文件的真实性、完整性和可读性，并通过管理过程的科学整合，提高管理的效率。
前端控制是全程管理的主要组成部分。
全程管理是追求系统资源和信息资源的最大共享和最大效益，前端控制是在分析电子文件整个管理，从最有利于实施管理措施的环节入手，以最小的投入获得最佳的管理效果，进而保证整个管理系统获得最佳效果。
全程管理原则是现代管理思想的体现，在电子文件管理过程中，未开始运用电子文件信息管理系统也可以应用这一管理理念实施管理，建立全程运行管理规则，运用电子文件信息管理系统要把全程管理的理念体现到系统功能设计上。
电子文件管理策略
1 务实和高效的策略 2 积极收集和利用服务的策略 3 不断研究和紧跟的策略 4 不断完善和提高的策略
1 务实和高效的策略
电子文件管理是一个新问题，我们实施的各种管理措施，应根据电子文件的特点，根据现代管理技术的特点，实施高效的管理，以获得实际的效果。如：积极收集保管电子文件，避免以后的数字化工作的二次劳动，这是一个系统优化的问题。
2 积极收集和利用服务的策略
电子文件管理是一个新问题，有许多问题尚未研究清楚，如：电子文件的真实性保证问题。但是若等到研究清楚了以后，才开始收集和管理，有许多电子文件已经丢失了，造成信息资源的流失和浪费。积极的收集并提供利用服务，在电子文件的利用峰值期间就维社会提供利用服务，最大程度地发挥信息的利用价值。
3 不断研究和紧跟的策略
电子文件管理是一个新问题，有许多问题尚未研究清楚，我们积极的收集提供利用服务，不是无视电子文件管理存在的问题，而是明确存在的各种问题，管理措施留有余地。同时，采取积极研究的态度，并积极收集国内外的相关研究情报和成果，应用自己的研究成果，也把他人的成果为我所用。
4 不断完善和提高的策略
在积极研究的基础上，在应用他人的研究成果的基础上，不断改进自身电子文件管理的方法、技术等，循序渐进不断提高，不断发展，逐步建立起科学、规范的电子文件管理体系。
2003年7月国家档案局6号令颁布了《电子公文归档管理暂行办法》。第七条：?°电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文存储载体一同归档，并使两者建立联系。?±
这种纸质文件和电子文件一同归档的管理方式被称之为?°双轨制?±，即纸质文件和电子文件都应该归档保存。
电子文件归档的方式可分为两种：
电子文件逻辑归档 电子文件物理归档 在线归档 离线归档
逻辑归档：
逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
物理归档：
物理归档是指把计算机及其网络上的电子文件以网络传输或介质传递方式移交给档案部门的过程。以网络传输方式进行的归档亦称在线归档，以介质传递方式进行的归档亦称离线归档。
在线归档：
也称网络归档。包括两种情况，其一是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程；其二是指逻辑归档，指在计算机网络上进行的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
离线归档
指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门的过程，也称卸载式归档、介质（载体）归档、脱机归档，是物理归档的另一种方法。
电子文件归档范围
《电子公文归档管理暂行办法》第五条规定：?°电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
可根据电子文件的特点，考虑电子文件的归档范围和保管期限。
电子文件归档时间
实时归档和定期归档
实时归档指电子文件生成时或在网络中首次传递时进行归档
定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。
《电子公文归档管理暂行办法》第六条规定：?°电子公文一般应在办理完毕后即时向机关的档案部门归档。
控制电子文件的的归档时间是保证电子文件真实性的有效措施。
归档电子文件的质量要求
齐全完整 真实有效 格式规范 多套保存 完备手续
电子文件归档是档案管理工作中的新课题，有许多问题需要档案工作者应该加紧研究，如：电子文件与纸质文件的对应关系的建立方法，不同环境条件下电子文件的归档时机，高效、高质的归档措施等等。通过我们科学、务实的研究，提出合理、有效的管理措施，做好电子文件的归档管理工作。
总之本着更科学、更合理、更有效的策略，对电子文件管理的全部业务流程进行分析，将每一个业务流程至于有利于控制管理、有利于实施、有利于利用的环节，构建符合新技术条件下的数字信息管理的业务流程，建立科学、高效的管理模式。
有关电子文件的知识较多，本人根据自己的了解和认识，给大家介绍到此，希望我们能共同讨论。
本 讲 重 点
1.电子文件的元数据；2.元数据的作用与获取。3.电子文件的管理原则和策略 。 4.电子文件归档
参 考 文 献
1.档案信息化建设导论 档案出版社
2.政府电子文件管理 人民大学出版社
3.电子文件管理理论与实践 科学出版社
|
